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更新日:2019年2月1日

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証明書発行について

卒業後または、中途退学等後に各種証明書(卒業証明書、調査書等)が必要になった場合は、本校事務室にて受け付けています。

申請方法は、本校事務室窓口で直接申請していただくか、郵送による申請のいずれかとなります。

申請書様式等が変更されることがあります。必ず詳細情報をご確認ください。(2018年1月変更)

※電話・FAX・E-mailでの申請は受け付けておりません。

 

お知らせ:発行できない旨の証明書の取り扱いについて【変更】

指導要録等の保存期限が過ぎて発行できない証明書につきまして、新たに「発行できない旨の通知書」を発行することになりましたのでお知らせします。

「証明書等交付願」の「証明書等の種類」にて「発行できない旨の通知書」を選択できるようになりましたので、ご確認の上ご記入ください。

(「発行できない旨の証明書」につきましては、従来通りその他欄を使用して申請してください。郵送の場合、手数料の入れ忘れにご注意ください。)

 証明書の種類、手数料および発行までに要する期間

証明書発行

※英文での証明書発行は証明書の種類に関わらず発行までに1週間~10日程かかります。

◯ 「発行できない旨の証明書」の発行について

学校教育法施行規則第15条第2項の規定により、「指導要録」における「学籍に関する記録や修得単位数に関する記録以外の記録」については5年、「学籍に関する記録や修得単位数に関する記録」については20年と保存期間が定められています。

上記一覧表の備考欄記載の年数を経過している場合、「発行できない旨の通知」をお渡ししていますが、「発行できない旨の証明書」を発行することもできます。

ご希望の際は「その他の証明書」として、交付願の下部に発行できない証明書の種類を記入の上、申請してください。(記入例:調査書を発行できない旨の証明書希望)

「発行できない旨の証明書」の発行は1通400円の手数料がかかります。

◯ その他注意事項

発行日数:長期休業中等 発行までに上記以上の期間を要する場合があります。余裕をもって申請してください。

英文発行:英文での発行をご希望の場合は、英文用交付願をご使用ください。

調査書の有効期間:提出先によっては、有効期間が3ヶ月の場合があります。申請前に提出先に有効期間の有無を確認してください。

 証明書の発行について

・英文での発行をご希望の場合は英文用交付願を使用してください。
・申請書は黒または青インクのペンを使って記入して下さい。
・消せるボールペンは使用しないで下さい。
・修正は二重線で修正し、修正液や修正テープを使用しないで下さい。

1. 事務室窓口で申請する場合

証明書等交付願は事務室窓口にあります。必要事項を記入し発行手数料を添えて申請してください。

その際、窓口にて身分証の確認をさせていただきます。

「現金領収書」をお渡ししますので、証明書を受け取るまで大切に保管し、受け取りの時にご持参ください。

本人以外の方(保護者等)が申請及び受領をする場合は、証明を必要とする方と申請者の方の身分を証明する書類(運転免許証・保険証等)をご持参ください。詳しくは「代理人による申請」についてをご一読下さい。

申請受付時間・・・月~金曜日 午前8時25分から午後4時25分まで

(土・日・祝日及び12月29日から1月3日は除く。)

※窓口で申請した後、郵送で受け取りたい場合は下記の 2.郵送で申請す
る場合 を参照し、郵送用の封筒及び切手またはレターパックをご用意
ください。

2. 郵送で申請する場合

遠隔地にお住まいの方等で、直接窓口に来られない場合、郵送での申請を受け付けます。

下記の書類(①~⑥)等を同封し、必ず現金書留にて郵送してください。

① 証明書等交付願(印刷してご記入下さい)

生年月日及び卒業年の西暦表記欄を追加した申請用紙に変更しました。(2018年1月)

※証明書等交付願(PDF:125KB) 

※証明書等交付願(英文用)(PDF:133KB) 

 英文での発行を希望される場合は英文用交付願をご使用ください。

 和文と英文両方の証明書が必要な場合は英文用証明書等交付願を使用し

 和文が必要な証明書に<和文>とご記入ください。

② 発行枚数分の手数料(現金)

③ 受験報告書(調査書を申請の場合のみ提出してください。)

※受験報告書(PDF:79KB) (印刷してご記入下さい) ※大学コード表(PDF:539KB)

④ その他の書類

 提出先から指定された用紙がある場合、同封してください。

⑤ 本人確認書類

 運転免許証・保険証等の写し

  ※添付漏れがよくあります。ご注意ください。

⑥ 返信用封筒

 返信用切手貼付、送り先の郵便番号・住所・氏名を明記したもの

 封筒には、送付状と領収証(合計約5g)、申請していただいた証明書を
併せてお送りしています。

 証明書の重さを確認し、封筒のサイズや貼付する切手の料金を間違え
ないようご注意ください。

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  ○ 封緘しない証明書

    卒業証明書, 発行できない旨の証明書  (約5g)

  ○ 封緘する証明書

    調査書(約15g)

    成績証明書, 単位修得証明書, 推薦書  (約10g)

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 ※長形3号封筒に入れられる通数
封緘しない証明書 : 約10通
封緘する証明書 : 調査書2通 , それ以外の証明書3通

※発行通数が多い場合はレターパックがおすすめです。

代理人による申請について

特別な事情でご本人による申請が困難な場合、代理の方による申請も受け付けております。

ご本人の身分証の写しと代理人の方の身分証を確認させていただきます。

申請者と代理の方の姓が違う場合、上記身分証に加えて委任状のご提出をお願いする場合があります。

委任状の形式は任意です。必要事項(申請者本人の住所・氏名、代理の方の氏名(代理人の方が親族の場合は続柄)、発行依頼する書類の種類と通数、委任状を記載した年月日)が記載されていれば、受け付けることができます。

※委任状(印刷して記入してください)

詳しくは事務室までお問い合わせください。

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